Les agences marketing productisées représentent une nouvelle génération d’entreprises qui allient personnalisation et efficacité. Elles offrent des services à forte valeur ajoutée en personnalisant au maximum la relation commerciale, tout en industrialisant leurs processus et en automatisant les tâches autant que possible. Cette approche permet de fournir des solutions sur mesure à grande échelle, répondant aux besoins spécifiques de chaque client sans sacrifier la rapidité ni la qualité.
EraB2B, en tant qu’agence de marketing productisé spécialisée dans l’acquisition de leads via le cold emailing, incarne parfaitement ce modèle innovant. Cependant, l’accumulation d’outils disparates et de plateformes multiples compliquait la gestion quotidienne et ralentissait les équipes. La surcharge administrative, les coûts élevés des abonnements SaaS et les risques d’erreurs liés à la ressaisie des informations devenaient des obstacles majeurs. Était-il possible pour EraB2B de centraliser ses processus, d’automatiser les tâches répétitives et de réduire les coûts tout en améliorant sa relation client ?
Les enjeux
EraB2B faisait face à plusieurs défis opérationnels qui entravaient son efficacité et sa croissance :
Fragmentation des outils
L’agence utilisait une multitude de plateformes pour gérer ses opérations quotidiennes. Pipedrive pour la prospection et le suivi des leads, Google Sheets pour le partage et la mise à jour des informations, Zapier pour automatiser certaines tâches entre les applications, Docusign pour la signature électronique des contrats, et Pennylane pour la comptabilité et la facturation. Cette dispersion des outils rendait la gestion complexe et peu efficace.
Surcharge administrative
La nécessité de naviguer entre différents systèmes entraînait une augmentation du temps consacré aux tâches administratives. Par exemple, la génération de rapports clients devait être effectuée manuellement chaque semaine et chaque fin de mois, mobilisant des ressources importantes.
Coûts opérationnels élevés
Chaque outil impliquait des abonnements payants, souvent basés sur le nombre d’utilisateurs ou le volume d’utilisation. Avec l’augmentation du nombre de clients et de collaborateurs, les coûts des licences et des abonnements SaaS augmentaient de manière exponentielle.
Manque de fluidité dans les processus
L’absence d’intégration native entre les différents outils provoquait des retards et des erreurs dans le transfert des informations. La ressaisie manuelle des données augmentait le risque d’erreurs, impactant la qualité du service et la satisfaction des clients.
Difficulté à suivre l'avancement des projets
Sans une plateforme centralisée, il était difficile pour l’équipe de garder une vue d’ensemble sur l’état des missions en cours. De plus, les clients n’avaient pas de moyen efficace pour suivre l’avancement de leurs projets, ce qui pouvait entraîner des frustrations.
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Comment une approche agile a transformé les processus d'EraB2B ?
Pour aider EraB2B à surmonter ses défis opérationnels, l’Atelier Digital a conçu une solution sur mesure visant à centraliser et automatiser l’ensemble des processus de l’agence. Voici comment nous avons procédé :
Analyse des processus existants
Nous avons commencé par un audit approfondi des outils et méthodes utilisés par EraB2B, notamment Pipedrive, Google Sheets, Zapier, Docusign et Pennylane. Cette analyse nous a permis d’identifier les redondances, les points de friction et les opportunités d’automatisation.
Création d’une plateforme intégrée avec Bubble
Nous avons choisi d’utiliser Bubble, une plateforme no-code, pour développer une application sur mesure servant de chef d’orchestre pour toutes les opérations d’EraB2B. Ce choix a été motivé par la flexibilité de Bubble en matière de gestion de bases de données et de développement agile.
DÉVELOPPEMENT DE TROIS MODULES CLÉS :
Administration des ventes
Ce module facilite la gestion des contrats, de la signature électronique à la mise en place des paiements. Nous avons intégré la création de devis, la signature électronique directement sur la plateforme, le paiement initial par carte bancaire et l’automatisation des prélèvements mensuels. L’intégration avec Pipedrive permet de synchroniser les informations de prospection et de vente sans ressaisie.
Portail client
Pour améliorer la communication et la transparence, nous avons développé un portail dédié où les clients peuvent suivre l’avancement de leurs projets en temps réel. Ils ont accès à leurs contrats, factures, comptes rendus de réunions et aux KPI importants. L’interface est optimisée pour les mobiles et les ordinateurs, offrant une expérience utilisateur fluide.
Module métier
C’est le cœur de la plateforme, où toutes les tâches liées aux campagnes de cold emailing sont centralisées. Cela inclut la configuration technique des noms de domaine, le warm-up des adresses email, la connexion aux plateformes d’envoi, la rédaction des messages, l’A/B testing, la programmation des envois, le suivi des performances et la gestion des prises de rendez-vous avec les clients.
Automatisation et intégration des services
En utilisant initialement Zapier, puis des intégrations API directes, nous avons automatisé le flux d’informations entre la plateforme Bubble et les services externes nécessaires (par exemple, les plateformes d’envoi d’emails, les systèmes de paiement, etc.). Cela a réduit les tâches manuelles et minimisé les risques d’erreurs.
Optimisation des coûts
En intégrant des fonctionnalités précédemment assurées par des services tiers (comme la génération de contrats ou la facturation), nous avons réduit le nombre d’abonnements SaaS nécessaires. Cela a permis à EraB2B de réaliser des économies significatives sur les coûts opérationnels liés aux licences et aux abonnements.
Design personnalisé
Nous avons veillé à ce que la plateforme reflète l’identité visuelle d’EraB2B en respectant la charte graphique existante. Cela renforce la cohérence de la marque et offre une expérience utilisateur professionnelle aux clients.
Formation et montée en compétences
L’Atelier Digital a également assuré la formation de l’équipe d’EraB2B pour garantir une appropriation rapide de la nouvelle plateforme. Cela a permis une transition en douceur vers les nouveaux processus.
En centralisant les processus et en automatisant les tâches répétitives, l’Atelier Digital a permis à EraB2B de gagner en efficacité, de réduire ses coûts opérationnels et d’améliorer la satisfaction de ses clients grâce à une meilleure communication et une transparence accrue.
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Choix de Bubble comme chef d’orchestre
Pour centraliser et automatiser les processus d’EraB2B, nous avons opté pour Bubble en tant que plateforme de développement principale. Ce choix s’est imposé pour plusieurs raisons essentielles :
Base de données native performante
Bubble intègre une base de données robuste capable de gérer de fortes volumétries de données. Pour EraB2B, qui traite des milliers de contacts et de campagnes d’emailing chaque mois, cette capacité était cruciale pour assurer la fiabilité et la rapidité des opérations.
Adaptation aux processus complexes
La flexibilité de Bubble permet de modéliser et d’orchestrer des workflows métier complexes. Nous avons pu personnaliser la plateforme pour qu’elle reflète fidèlement les spécificités des processus d’EraB2B, sans les contraintes du développement traditionnel.
Souplesse pour les évolutions futures
Grâce à sa nature no-code, Bubble offre une grande réactivité pour implémenter des évolutions et des ajustements. Cela permet à EraB2B de faire évoluer sa plateforme en fonction des besoins changeants du marché et de ses clients, sans délais ni coûts excessifs.
Intégration progressive des fonctionnalités
Pour assurer une transition en douceur et favoriser l’adoption par les équipes d’EraB2B, nous avons mis en place une intégration progressive des fonctionnalités, en suivant une méthodologie agile :
Sprint de 10 jours
Nous avons structuré le développement en cycles courts de 10 jours. Chaque sprint était dédié à l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou à l’amélioration de celles existantes. Cette approche itérative a permis d’apporter des améliorations notables en quelques jours seulement.
Tests et feedback continus
À la fin de chaque sprint, les équipes d’EraB2B étaient invitées à tester les nouvelles fonctionnalités. Leurs retours immédiats ont été précieux pour ajuster rapidement l’application et s’assurer qu’elle répondait parfaitement à leurs besoins opérationnels.
Évolution rapide des fonctionnalités
Cette cadence agile a permis de faire évoluer l’application en fonction des priorités d’EraB2B. Les améliorations et corrections pouvaient être mises en place en quelques jours, offrant ainsi une grande réactivité face aux défis quotidiens.
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Les résultats obtenus
La mise en place de la plateforme centralisée développée par l’Atelier Digital a engendré des améliorations significatives pour EraB2B, tant au niveau opérationnel qu’économique. Voici les principaux résultats constatés :
0X
plus rapide pour signer les contrats
0%
de temps gagné pour la facturation
0%
plus rapide pour le paramètrage
0%
d'économie sur le coût d'abonnement aux SaaS
0%
de réduction des erreurs de saisie
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